Więcej czasu dla właścicieli Podmiotu Medycznego
Właściciele podmiotu medycznego, świadczącego szeroki zakres usług, stali przed wyzwaniem bezustannego niedoboru czasu wynikającego z konieczności ciągłego nadzorowania wszystkich procesów decyzyjnych. Dotychczasowy brak spisanej i jasno zakomunikowanej długookresowej strategii powodował stres, brak zrozumienia priorytetów i kierunków rozwoju wśród członków zespołu. Dodatkowo, zarządzanie zadaniami i komunikacja w zespole bywały nieefektywne, co utrudniało codzienną operacyjność i skalowanie działalności.
2. Cel współpracy
Celem projektu było przekonanie do wypracowania długofalowej strategii, która jasno zakomunikuje cele właścicieli, wyznaczy kluczowe działania długookresowe, umożliwiając rozwój firmy w oparciu o nowoczesne narzędzia technologiczne, oraz zapewni usprawnienie zarządzania zadaniami i komunikacji wewnętrznej.
3. Wyzwania i szanse
- Budowanie świadomości – konieczność uświadomienia właścicielom kluczowych problemów i wyzwań, które ograniczały rozwój placówki oraz wymuszały ich pracę nie tylko jako Lekarzy 24/7 dni w tygodniu.
- Wdrożenie systemu zarządzania zadaniami – brak narzędzia do scentralizowanego zarządzania zadaniami powodował chaos organizacyjny i brak efektywnej komunikacji.
- Stworzenie odrębnych struktur biznesowych – niezbędne było wydzielenie wybranych procesów do osobnych podmiotów, aby usprawnić ich zarządzanie i zoptymalizować działalność operacyjną.
- Optymalizacja obsługi kursów i szkoleń – ze względu na ponad 150 kursów i nie ustające zainteresowania szkoleniami, konieczne było wdrożenie platformy do zarządzania kursami online ich sprzedażą i mierzeniem efektywności działu marketingu.
4. Pomysł
Z uwagi na rozproszenie zespołu po różnych krajach z pomocą programu MIRO przeprowadzono cykl warsztatów strategicznych z właścicielami i kluczowymi członkami zespołu, aby:
- Zidentyfikować główne wyzwania i zdefiniować priorytety – dzięki wspólnemu zaangażowaniu i analizie sytuacji uświadomiono zespołowi kluczowe obszary wymagające poprawy oraz wypracowano konkretne modele działania.
- Wdrożyć program Bitrix24 do zarządzania zadaniami i komunikacją – Bitrix24 pozwolił na scentralizowanie zarządzania projektami i komunikacji wewnętrznej, co zredukowało błędy operacyjne i przyspieszyło realizację zadań.
- Wydzielić zorganizowane części przedsiębiorstwa, aby odpowiadały za kluczowe obszary działalności – stworzenie odrębnych firm do realizacji wybranych funkcji, takich jak szkolenia i kursy, pozwoliło na ich sprawniejsze zarządzanie i lepszą kontrolę nad rentownością.
- Wdrożenie platformy WebToLearn.pl – platforma została zastosowana do prowadzenia kursów online dla pacjentów i pracowników. Dzięki WebToLearn właściciele uzyskali szczegółowe dane dotyczące sprzedaży i zachowań klientów, co pozwoliło na lepsze dostosowanie oferty edukacyjnej i lepszą obsługę klienta.
Efekt wdrożonych rozwiązań
- Zwiększenie ilości wolnego Lekarzy (właścicieli) – w wyniku wydzielenia kluczowych działalności do nowych podmiotów i stworzeniu odrębnych struktur biznesowych uzyskano bardziej zorganizowaną i kontrolowalną realizację kluczowych procesów bez konieczności bezustannych doraźnych interwencji.
- Zwiększenie efektywności zespołu – dzięki wprowadzonemu programowi poprawiono zarządzanie zadaniami, co zmniejszyło liczbę błędów operacyjnych i zwiększyło efektywność pracy.
- Nowe źródło przychodów dzięki kursom online – platforma WebToLearn.pl umożliwiła zebranie informacji w jednym miejscu oraz prowadzenie kursów online, co otworzyło nowe możliwości przychodowe. Ponadto, platforma dostarczała szczegółowych danych analitycznych, co pomogło w dalszej optymalizacji działań marketingowych i obsługi klienta.
- Wzrost zaangażowania zespołu – dzięki wspólnemu opracowaniu strategii i wdrożeniu nowoczesnych narzędzi, pracownicy stali się bardziej zaangażowani i świadomi roli swoich działań w rozwoju firm, ale także mieli okazję przedstawienia własnych wniosków, a część z pomysłów została dostrzeżona przez właścicieli i wprowadzona.